Etický kodex společnosti MICROWARE ™, s.r.o.

Etický kodex je základním dokumentem popisujícím principy etického chování zaměstnanců a spolupracovníků společnosti MICROWARE ™, s.r.o., (dále jen „společnost“). Jeho cílem je pro společně sdílené hodnoty nastavit jednotné chápání jejich projevů v každodenní pracovní praxi. Etický kodex je závazným dokumentem pro všechny zaměstnance a členy orgánů společnosti (dále pro účely tohoto Etického kodexu souhrnně jako „zaměstnanci“).

Jeden ze základních principů, na kterém je kodex postaven, vychází z toho, že si jsou zaměstnanci vědomi, že svým jednáním mohou vystavit společnoste i sebe trestněprávním, správním či občanskoprávním postihům. Proto jednají tak, aby nedocházelo k páchání trestné činnosti či jinému porušování právních a interních předpisů. společnost netoleruje jakékoli porušení Etického kodexu, a navíc jej může posuzovat jako závažné porušení pracovních povinností. Etický kodex je vyjádřením našeho závazku k etickému jednání k partnerům, uživatelům i kolegům.

I. Obecné principy

společnost se zavazuje dodržovat právní předpisy garantující zaměstnancům takové pracovní podmínky a prostředí, které umožňují bezpečný výkon práce, včetně předcházení stresu spojeného s prací. I proto nabízí zaměstnancům přístup k informacím o zásadních změnách ve struktuře, fungování a aktivitách společnoste. Činí tak především prostřednictvím intranetu Neznám či dalších kanálů interní komunikace, jakými jsou například e-mailové zprávy. Podobně společnost přistupuje k prevenci rizika násilí a obtěžování na pracovišti. K vyjasnění role jednotlivých zaměstnanců slouží mimo jiné pravidelné statusy vedené mezi zaměstnancem a jeho nadřízeným. Vzhledem k neformální kultuře ve společnosti má navíc zaměstnanec možnost se kdykoli (nejen v případě nejasností či otázek) obrátit na svého nadřízeného.
Zaměstnanci dodržují při své práci veškeré právní i interní předpisy a pokyny společnoste. Dále sledují relevantní právní předpisy, které potřebují k výkonu své práce.
Svou práci vykonávají zaměstnanci podle svých nejlepších znalostí a schopností, s maximální mírou profesionality, slušnosti i vstřícnosti k třetím stranám a ochotou pomoci. Třetí stranou se rozumí jakákoli fyzická či právnická osoba odlišná od společnoste a zaměstnance, včetně obchodního partnera či orgánů veřejné správy (dále jen „třetí strana“). Zaměstnanci jednají vždy tak, aby třetí strany neuvedli v omyl, poskytují pouze pravdivé a přesné informace. Jsou si vědomi, že svým chováním a vystupováním reprezentují společnoste. Jednají transparentně a podporují dobré mravy. Dbají o svůj zevnějšek a oblečení tak, aby odpovídal jejich pracovnímu zařazení.
Zaměstnanci se podílí na vytváření dobrého jména společnoste, jeho produktů a služeb, a to i ve svých mimopracovních aktivitách, které prezentují veřejně (např. na sociálních sítích. Společně usilují o dosažení stále lepších výsledků společnoste.
Zaměstnanci chrání oprávněné zájmy, dobré jméno a pověst společnoste, spolupracovníků i třetích stran. Aktivně se vyhýbají střetu osobních či rodinných zájmů se zájmy společnoste. V případě, že dojde k takovému střetu zájmů, informují o tom bezodkladně společnoste. Zaměstnanci jsou povinni přijmout opatření eliminující dopady střetu zájmů, které navrhne společnost. Výdělečnou činnost, která je shodná s předmětem činnosti společnoste, mohou zaměstnanci vykonávat jen s jeho předchozím písemným souhlasem v souladu s § 304 zákoníku práce nebo textem smlouvy o spolupráci. V interním systému pravidelně potvrzují, že takovou činnost nezapočali. K případné své výdělečné činnosti, a to i takové, která se neshoduje s předmětem činnosti společnoste a nepodléhá schválení, nevyužívají prostředky a pracovní pomůcky svěřené jim společnostem.
Zaměstnanci vynakládají veškeré úsilí, aby zajistili hospodárné využívání majetku společnosti a svěřených hodnot. Při plnění pracovních povinností postupují tak, aby společnosti nevznikaly zbytečné náklady. Zaměstnanci nejsou oprávněni si pro svoji potřebu nebo pro potřebu jiné osoby neoprávněně přivlastnit finanční prostředky, zdroje nebo majetek společnosti, ostatních zaměstnanců či třetích stran.
Zaměstnanci respektují vlastnická práva třetích stran. Zaměstnanci plní své pracovní povinnosti tak, aby nedocházelo ke vzniku škod na zdraví a majetku společnosti či třetích stran nebo životním prostředí. V případě, že hrozí bezprostřední nebezpečí vzniku škody, pokusí se zaměstnanci škodu odvrátit. Pokud to není možné, informují osoby, které mohou škodu odvrátit nebo ji zmírnit. Zaměstnanci o nebezpečí vzniku škody vždy informují společnosti.
Zjistí-li zaměstnanec škodu, která vznikla společnosti, oznámí mu její vznik bez zbytečného odkladu.
Zaměstnanci chrání práva duševního vlastnictví společnosti, respektují a chrání duševní vlastnictví třetích stran.
Zaměstnanci dbají na bezpečnostní ochranu při používání IT systémů a zpracování dat.
Zaměstnanci, kteří přicházejí při plnění svých pracovních povinností do styku s osobními údaji třetích stran, jsou povinni s osobními údaji nakládat v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „nařízení“), zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, zákonem č. 111/2019 Sb., kterým se mění některé zákony s přijetím zákona o zpracování osobních údajů.
Zaměstnanci respektují a důsledně dodržují tajemství dopravovaných zpráv, tzn. nezjišťují obsah e-mailových schránek uživatelů společnosti (ledaže to vyžaduje náplň jejich práce a činí-li tak v souladu s interními postupy společnosti) ani nezjišťují obsah písemné či e-mailové korespondence jiných zaměstnanců. Pokud jsou s tímto obsahem seznámeni, zachovávají o něm mlčenlivost.
Zaměstnanci nezneužívají svého postavení, věcí či zařízení společnosti, svého pracovního času nebo informací, které se dozví při výkonu své práce, pro své soukromé zájmy nebo zájmy třetích stran, a to ani po skončení pracovního poměru.
Zaměstnanci dodržují nestrannost a rovnost přístupu ke všem fyzickým i právnickým osobám.
Jestliže byl zaměstnanec pověřen, aby ve vymezených záležitostech za společnosti právně jednal, např. uzavíral smlouvy či činil objednávky, je povinen dodržovat limity takového pověření.
Při vyjednávání smluvních vztahů s partnery společnosti jsou odpovědní zaměstnanci povinni zvážit rizika uzavření smluvního vztahu, včetně prověření smluvního partnera v dostupných veřejných rejstřících (např. insolvenční rejstřík či evidence nespolehlivých plátců daně). Na případná rizika uzavření smluvního vztahu odpovědný zaměstnanec upozorní společnosti.
společnost dodržuje veškeré daňové právní předpisy a příslušní zaměstnanci jsou povinni vyvíjet veškeré úsilí k tomu, aby veškeré povinnosti společnosti vůči správci daně byly splněny řádně a včas. Zaměstnanci jsou povinni nahlásit společnosti veškeré platby, které nelze identifikovat či spojit s konkrétním plněním.
společnost nepřipouští jakékoli formy nekalé soutěže a zaměstnanci vynakládají veškeré úsilí, aby nekalé soutěži předcházeli. Nekalou soutěží se rozumí jednání v rozporu s dobrými mravy hospodářské soutěže, které je způsobilé přivodit újmu jiným subjektům, a to jak obchodním partnerům, konkurenci a/nebo uživatelům společnosti.
V případě, že je zaměstnanec požádán nebo je na něho vyvíjen nátlak, aby jednal v rozporu s právními předpisy, interními předpisy či pokyny nadřízeného či jiného zaměstnance, je povinen odmítnout takovéto jednání a nahlásit jej společnosti. Vedoucí zaměstnanci zachovávají mezi svými podřízenými rovný přístup s tím, že hlavní důraz při jejich výběru, hodnocení a rozvoji kladou na výsledky a kvalitu odvedené práce. Umožňují také jejich další rozvoj za účelem zefektivnění práce, podporují využívání získaných dovedností a znalostí v praxi. Jsou zodpovědní za plnohodnotné začlenění svých podřízených do pracovních týmů. Jsou vzorem nejen při uplatňování Etického kodexu.
Pokud se zaměstnanec z vlastního rozhodnutí v zájmu společnosti nebo v rámci jeho činnosti dopustí trestného činu, jedná se o jeho porušení právních předpisů, na kterém se společnost nikterak nepodílí.
Jestliže na straně zaměstnance vzniknou nejasnosti ohledně vydaných rozhodnutí společnosti, pokynů společnosti či nejasnosti ohledně výkladu právních či interních předpisů, je zaměstnanec povinen si k dalšímu postupu vyžádat veškeré potřebné informace či stanoviska, aby se tak maximálně snížilo riziko jejich porušení ze strany zaměstnance.
Kolegové mezi sebou udržují korektní a slušné vztahy. Podporují vzájemnou spolupráci a podílí se na vytváření atmosféry důvěry. Případné spory řeší klidně a věcně.

II. Protikorupční opatření

společnost uplatňuje přístup nulové tolerance vůči úplatkářství a korupci, proto v této části Etického kodexu stanovuje pravidla pro poskytování darů třetím stranám a přijímání darů od třetích stran za účelem vytvoření systému pro boj s úplatkářstvím.

Definice užité v čl. II. Etického kodexu:

Za dary se považují pro účely této směrnice jakékoli hmotné předměty, poskytovaná pohostinnost (pozvání na oběd či společenskou událost), soukromé zájezdy, peněžité příspěvky či jejich ekvivalenty a jiné výhody (dále jen „dary“).
Úplatkem se rozumí nabízený, přislíbený nebo poskytnutý dar, jehož cílem je získat jakýkoli prospěch pro sebe či jiného (např. obchodní, smluvní či osobní) (dále jen „úplatek“). Nabízení, slibování či poskytnutí úplatku nebo požadování, souhlas s obdržením či přijetí úplatku jsou trestné činy, za které může být trestně odpovědná fyzická i právnická osoba. Podplácení je zároveň i jednání naplňující znaky nekalé soutěže.

Pravidla pro poskytování a přijímání darů:

Zaměstnanec může poskytnout či přijmout pouze dar, který není úplatkem.
Poskytování či přijímání darů odpovídá právním předpisům i zvyklostem (zvyklostem odpovídají, a jsou tedy povoleny, např. dary k narozeninám a jinému výročí, k Vánocům či jiné významné události, pozvání na večírek partnera, na vzdělávací akci související s výkonem práce apod.).
Dary jsou přiměřené co do hodnoty i jejich četnosti.
Dary jsou poskytovány a přijímány otevřeně, a to jménem společnoste, nikoli jménem vlastním.
Je zakázáno poskytovat nebo přijímat dary, pokud se jedná o peněžní hotovost. Dárkové poukázky na zboží či služby lze poskytovat nebo přijímat pouze v případě, že takové poukázky neumožňují výměnu za peněžní hotovost.
Pracovní cesty hrazené třetí stranou je možné ze strany zaměstnance prodloužit ze soukromých důvodů výlučně na náklady zaměstnance, a to v jeho volném čase. Není povolena účast rodinných příslušníků na pracovní cestě hrazené třetí stranou.
Je zakázáno přijímání jakýchkoli darů během výběrového řízení (i neformálního).

Evidence a schvalování:

Dar poskytovaný nebo přijatý zaměstnancem v hodnotě nad 500 Kč, přičemž je rozhodující obvyklá cena daru (tj. cena, která by byla dosažena při prodeji stejného, popřípadě obdobného daru) v době darování. V případě pohostinnosti jde o limit na jednu osobu. Předmětem zvláštní evidence dle Etického kodexu nejsou pracovní obědy, večeře či obdobně poskytovaná/přijímaná pohostinnost. Poskytovaná pohostinnost je evidována v rámci vyčíslení výdajů na reprezentaci každého oddělení hrazeného z rozpočtu daného oddělení.
Každý dar odmítnutý zaměstnancem bez ohledu na jeho hodnotu, a to včetně důvodu odmítnutí.
Dary spadající do volného času zaměstnance bez ohledu na jejich hodnotu (víkendový pobyt apod.).
Jednatel musí schválit:
- Poskytování či přijímání darů v hodnotě nad 3 000 Kč.
- Pracovní a jiné cesty hrazené třetí stranou bez ohledu na jejich hodnotu.
- Dary poskytované úřední osobě nebo dary přijaté od úřední osoby bez ohledu na jejich hodnotu.
Zaměstnanec je povinen si vyžádat schválení jednatele předem. Není-li to možné, zaměstnanec si jej vyžádá dodatečně. Neposkytne-li jednatel zaměstnanci souhlas k poskytnutí či přijetí daru, zaměstnanec je povinen darování neuskutečnit, dar odmítnout, popř. jej vrátit.
Záznamy v evidenci obsahují jméno dárce a obdarovaného, označení předmětu daru, hodnotu daru (není-li známa přesná hodnota, zaměstnanec uvede hodnotu odhadnutou dle veřejně dostupných informací) a datum jeho přijetí/poskytnutí/odmítnutí. Jde-li o dar, jehož poskytnutí nebo přijetí podléhá schválení, záznamy musí dále obsahovat rozhodnutí schvalovatele.
Osoba oprávněná schválit poskytnutí či přijetí daru si může od zaměstnance vyžádat bližší informace k takovémuto daru a zaměstnanec je povinen tyto informace poskytnout.

III. Předcházení trestné činnosti

společnost netoleruje jakoukoli formu trestné činnosti ze strany zaměstnanců a smluvních partnerů související s jejich pracovní činností nebo výkonem funkce. Snaha o předcházení trestní odpovědnosti společnosti je jedním z cílů společnosti. Zaměstnanci mají povinnost jednat poctivě a vyvíjet veškerou snahu k předcházení trestné činnosti fyzických osob, která by mohla být podle § 8 zákona č. 418/2011 Sb., o trestní odpovědnosti právnických osob a řízení proti nim, ve znění pozdějších předpisů, přičítána společnosti.
V případě pochybností ohledně pokynu nebo rozhodnutí nadřízeného je zaměstnanec oprávněn posoudit soulad takového pokynu či rozhodnutí s právními či interními předpisy nebo Etickým kodexem. V případě podezření, že by zaměstnanec mohl svým jednáním spáchat trestní čin, je zaměstnanec povinen toto podezření oznámit společnosti a vyžádat si jeho pokyn.
V případě, že zaměstnanec zjistí protiprávní jednání či trvající protiprávní stav v rámci činnosti společnosti, vynaloží s ohledem na okolnosti případu úsilí, které po něm lze spravedlivě požadovat, aby protiprávnímu jednání či stavu zamezil a odvrátil jeho škodlivé následky. Zároveň zaměstnanec o této skutečnosti informuje společnost.

IV. Závěrečná ustanovení

Odpovědnost za realizaci Etického kodexu náleží jednatelům společnosti, kteří zabezpečí, že všichni zaměstnanci a spolupracující firmy budou s Etickým kodexem řádně a prokazatelně seznámeni.